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A segurança de computadores corporativos começa na configuração do equipamento e continua até a devolução à locadora. Dessa forma, para proteger documentos, informações de clientes e acessos aos sistemas, a empresa precisa definir como os dados serão utilizados, armazenados e removidos.
Mas o que acontece com as informações quando o notebook alugado retorna? A resposta depende de um processo de apagamento adequado, com responsabilidades e verificações definidas.
Neste artigo você encontrará boas práticas de criptografia, gerenciamento de dispositivos e devolução, além de um checklist para orientar a contratação.
Como proteger os dados quando o equipamento alugado é devolvido?
Para proteger os dados quando o equipamento alugado é devolvido, a empresa deve preservar os arquivos necessários, revogar os acessos e providenciar a sanitização dos dados locais, conforme o procedimento acordado com a locadora.
A sanitização é o processo técnico para tornar inviável o acesso aos dados, considerando o nível de esforço previsto. O método depende da mídia e da sensibilidade das informações.
Esvaziar a lixeira não comprova esse resultado. Por isso, confira, antes da contratação, quem executará o procedimento, em qual momento e qual registro será disponibilizado. Essa definição também deve contemplar trocas e envios para manutenção.
8 boas práticas de segurança de computadores corporativos alugados
Para reforçar a segurança de computadores corporativos alugados, é preciso adotar cuidados antes do primeiro uso, durante a operação e na devolução.
As oito práticas a seguir ajudam sua empresa a organizar essas etapas e a definir com a locadora as responsabilidades pela proteção dos dados.
1. Defina as responsabilidades antes de receber os equipamentos
Registre quem cuidará da configuração, dos acessos, dos backups e da devolução. A equipe de TI precisa conhecer suas atribuições e os serviços incluídos na locação.
Em uma contratação com a ALOC, por exemplo, transforme essas necessidades em perguntas objetivas: quem poderá acessar a máquina durante o suporte? Como será feita a retirada? Qual procedimento será aplicado aos dados?
A ANPD (Agência Nacional de Proteção de Dados) recomenda atenção às obrigações de segurança nos contratos. A distribuição de tarefas deve refletir o serviço efetivamente contratado.
2. Ative a criptografia antes de armazenar informações
A criptografia do disco ajuda a proteger os dados se o notebook for perdido ou furtado. Ela impede a leitura direta do conteúdo sem os meios necessários para desbloqueá-lo.
No Windows, o BitLocker é uma opção, conforme a edição e os requisitos do equipamento. A Microsoft explica que o recurso protege contra “data theft or exposure from lost, stolen, or inappropriately decommissioned devices”, ou seja, roubo ou exposição de dados em dispositivos perdidos, furtados ou desativados inadequadamente.
Peça à TI que confirme a ativação e mantenha as chaves de recuperação sob controle corporativo. Para a frota alugada com a ALOC, verifique a compatibilidade antes de definir a configuração. A criptografia complementa os demais controles e não substitui o processo de devolução.
3. Use gerenciamento centralizado de dispositivos
Uma solução de MDM (sistema que permite à equipe de TI monitorar, configurar, proteger e atualizar smartphones, tablets e notebooks de forma centralizada e remota) permite administrar configurações e políticas dos equipamentos de forma centralizada.
A sigla significa gerenciamento de dispositivos móveis, mas ferramentas compatíveis também gerenciam notebooks.
O Microsoft Intune, por exemplo, permite configurar dispositivos, distribuir aplicativos e controlar o acesso a recursos corporativos. Uma empresa com profissionais em várias cidades pode utilizar esse gerenciamento para padronizar sua frota.
Ao contratar equipamentos da ALOC, informe qual solução sua TI utiliza e valide a compatibilidade, licenciamento e responsabilidades pela implantação.
O apagamento remoto exige atenção às opções selecionadas. A documentação do Intune mostra que determinadas modalidades preservam dados do usuário. Portanto, enviar um comando de wipe não dispensa a conferência do resultado.
4. Restrinja os acessos ao necessário
Cada profissional deve ter uma conta individual e permissões compatíveis com sua função. Isso facilita o controle sobre quem pode consultar ou modificar informações.
Evite compartilhar senhas e liberar privilégios administrativos sem necessidade.
Adote autenticação multifator nos serviços compatíveis e revise os acessos quando alguém muda de função ou deixa a empresa. Essas medidas acompanham as orientações de controle de acesso da ANPD.
Em notebooks destinados a equipes temporárias, estabeleça a data de encerramento das contas desde o início do projeto.
5. Mantenha sistemas e aplicativos atualizados
Atualizações e ferramentas de proteção precisam continuar ativas durante toda a locação. Receber uma máquina configurada não elimina a necessidade de manutenção da segurança.
A ANPD recomenda atualizar sistemas e softwares e utilizar mecanismos de proteção contra códigos maliciosos.
Defina quem acompanha essas rotinas. Na contratação, diferencie suporte ao equipamento de administração do ambiente corporativo, deixando o escopo de cada atividade claro.
6. Valide o backup antes de apagar qualquer dado
Confirme que os arquivos necessários foram preservados e podem ser recuperados antes de autorizar o apagamento. Essa conferência deve fazer parte do encerramento da locação.
Sobre os backups, o guia da ANPD afirma: “é importante que elas sejam realizadas regularmente de forma completa”. Na devolução, a TI deve conferir também documentos que ficaram apenas na máquina, como arquivos de trabalho e exportações de sistemas.
Organize essa etapa antes da retirada dos equipamentos. A preservação deve respeitar os prazos e as regras de retenção aplicáveis aos dados.
7. Escolha e valide o método de apagamento
O wipe deve ser adequado ao dispositivo e ao risco, com verificação de conclusão e validação do resultado. Não trate formatação rápida, restauração e sanitização como procedimentos equivalentes.
O NIST SP 800-88 Rev. 2 orienta a seleção de técnicas conforme a mídia e a proteção necessária.
Sobre a verificação, afirma: “The sanitization results should be inspected to verify that the sanitization technique was completed successfully.” Em tradução livre: os resultados devem ser inspecionados para verificar se a técnica foi concluída com sucesso.
A escolha deve ficar com profissionais qualificados. Em equipamentos alugados, qualquer intervenção destrutiva depende de acordo com a proprietária.
8. Documente a devolução e o encerramento dos acessos
Mantenha um registro que permita identificar o equipamento e o tratamento aplicado aos dados. Registre número de série, data, método utilizado, responsável e resultado da verificação. A documentação da sanitização integra as orientações do NIST.
Como rotina interna, use uma lista de encerramento para revogar sessões e credenciais associadas à máquina. Coordene a remoção do gerenciamento corporativo com a TI, para não interromper uma ação remota pendente.
O que a LGPD exige na proteção dos dados?
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) exige medidas técnicas e administrativas para proteger dados pessoais, independentemente de o computador ser próprio ou alugado.
O artigo 46 da Lei nº 13.709/2018 estabelece: “Os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais”. Isso significa que a locação não elimina os deveres da empresa sobre o tratamento de dados.
A lei também não transforma uma ferramenta específica em garantia de conformidade. Criptografia, controles de acesso e procedimentos documentados devem fazer parte de uma gestão compatível com os riscos da operação.
Checklist para combinar a devolução com a ALOC
Use esta lista como roteiro de conferência entre sua equipe e a locadora:
- Responsáveis e procedimento de devolução definidos.
- Arquivos necessários preservados e recuperação conferida.
- Sessões e credenciais associadas ao equipamento revisadas.
- Método de sanitização aprovado pela TI.
- Execução e resultado do apagamento registrados.
- Remoção do gerenciamento coordenada com a TI.
- Números de série e comprovantes de entrega conferidos.
Planeje a locação de TI com a ALOC
A segurança de computadores corporativos deve fazer parte da escolha dos equipamentos e do planejamento da locação. Ao solicitar uma proposta, apresente os requisitos da sua TI e alinhe o fluxo de suporte, troca e devolução.
A ALOC atua na locação de equipamentos de TI para empresas. Converse com a equipe sobre sua operação e confirme quais configurações e serviços podem integrar o contrato.
Solicite uma proposta à ALOC e planeje sua locação com os requisitos de proteção de dados definidos desde o início.
Dúvidas frequentes sobre segurança de dados em equipamentos alugados
Quais são os 4 pilares da segurança de dados?
Confidencialidade, integridade, disponibilidade e autenticidade são uma forma comum de organizar o tema. Eles representam acesso autorizado, proteção contra alterações indevidas, acesso à informação quando necessário e verificação de identidade ou origem.
A classificação não é única. O guia da ANPD apresenta como base a tríade confidencialidade, integridade e disponibilidade.
Qual é o código CNAE para aluguel de equipamentos de informática?
O CNAE 7733-1/00 corresponde ao aluguel de máquinas e equipamentos para escritórios e abrange o aluguel de computadores e periféricos, conforme a CONCLA, do IBGE. A classificação oficial usa a descrição “Aluguel de máquinas e equipamentos para escritório”.
O código identifica a atividade econômica, não uma certificação de segurança.
Quais são os tipos de segurança de dados?
Uma divisão prática reúne controles físicos, técnicos e administrativos. Os físicos limitam o acesso aos equipamentos; os técnicos incluem criptografia e autenticação; os administrativos abrangem políticas, contratos e treinamento. Essas medidas se complementam.
Formatar o notebook é suficiente para devolver com segurança?
Não é possível concluir isso apenas pela palavra “formatar”. A TI deve avaliar o método usado e sua adequação à mídia e aos dados, além de verificar e validar o resultado.
O MDM apaga todos os dados do equipamento?
Depende da plataforma, do comando e das opções escolhidas. No Intune, por exemplo, existe uma opção de wipe que preserva dados e contas do usuário. A TI deve conferir o comportamento aplicável antes de executar a ação.
A ALOC fornece certificado de pagamento?
A disponibilidade e o conteúdo desse documento devem ser confirmados com a equipe comercial e registrados na proposta ou no contrato. Informe à ALOC quais evidências sua política interna exige antes de fechar a locação.
